Môi trường kinh doanh ngày nay có rất nhiều thách thức, chính vì vậy các giám đốc, nhà quản lý không chỉ tập trung vào trải nghiệm khách hàng, phát triển sản phẩm và cân đối tài chính mà còn tập trung vào cả vấn đề quản lý, đào tạo nhân viên. Bởi nhân viên là yếu tố quan trọng nhất trong một doanh nghiệp thành công. Họ là những người thúc đẩy sự đổi mới, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đồng thời mang đến trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.
Nếu nhân viên của bạn cảm thấy chán nản, không có trách nhiệm trong công việc hoặc nhầm lẫn về các giá trị kinh doanh, định hướng doanh nghiệp, thì điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, văn hóa công ty của bạn. Để giải quyết tất cả những vấn đề này thì đào tạo nhân viên sẽ là giải pháp tốt nhất.
Việc đào tạo nhân viên doanh nghiệp được đưa ra dựa trên các cơ sở dưới đây:
- Đào tạo nhân viên mới: Khóa đào tạo giúp họ làm quen với sứ mệnh, tầm nhìn, các quy tắc và quy định của doanh nghiệp và các điều kiện làm việc. Đặc biệt, đào tạo nhân viên bán hàng bằng hình thức trực tuyến thì chỉ trong vòng 3 – 5 ngày là họ có thể bắt nhịp với công việc và đi bán hàng ngay.
- Đào tạo nhân viên hiện tại: Các nhân viên hiện tại được đào tạo để làm mới và nâng cao kiến thức của họ. Nếu các doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm đào tạo nhân viên trực tuyến thì việc xây dựng nội dung, bài giảng E-learning, slide đào tạo nhân viên mới sẽ được lưu trữ lâu dài. Đặc biệt là khả năng tái sử dụng nội dung đào tạo.
- Cập nhật và sửa đổi kịp thời: Nếu bất kỳ thay đổi nào diễn ra trong công nghệ, các doanh nghiệp sẽ đào tạo để đối phó với những thay đổi đó. Ví dụ, mua một thiết bị mới, thay đổi kỹ thuật sản xuất, cấy máy tính. Các nhân viên được đào tạo về cách sử dụng thiết bị và phương pháp làm việc mới. Điều này thực sự phù hợp với các công ty đào tạo nhân viên từ xa bằng phần mềm/hệ thống E-learning.
- Có cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp: Đào tạo được đưa ra để nhân viên sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm của công việc cấp trên.
Các doanh nghiệp thường thu được nhiều lợi ích từ việc tổ chức các chương trình đào tạo nhân viên, đặc biệt là khi bạn thực hiện các chương trình này một cách tận tâm và nhất quán. Chương trình đào tạo nhân viên bao gồm những kỹ năng, kiến thức cơ bản về quy trình, hệ thống kỹ thuật, sản phẩm, khách hàng và văn hóa của doanh nghiệp.
Các tổ chức muốn tạo ra một chương trình đào tạo và phát triển nhân viên nên bắt đầu bằng việc tiến hành đánh giá nhu cầu. Trong đánh giá nhu cầu, chuyên gia đào tạo thường là thu thập và tổng hợp dữ liệu và thông tin để xác định sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại và trạng thái mong muốn trong tương lai của tổ chức, đơn vị kinh doanh. Đánh giá nhu cầu giúp nhà đào tạo phát hiện ra những lỗ hổng về kỹ năng hoặc kiến thức cụ thể của từng cá nhân. Từ đó, thu hẹp nội dung cũng như rút ngắn thời gian đào tạo cho cả giảng viên và học viên.
1. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI
Một kế hoạch đào tạo nhân viên bài bản có thể được coi là xương sống của một doanh nghiệp. Một kế hoạch đào tạo nhân viên không chỉ nên nâng cao kỹ năng của nhân viên mà còn phải được trang bị các kiến thức chiến lược để có thể đối phó với những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Lập form kế hoạch đào tạo nhân viên mới có thể khó khăn đối với các nhà quản lý. Thậm chí đôi khi họ còn đặt câu hỏi: “Đào tạo nhân viên mới để làm gì?”. Nhưng đó là điều bắt buộc, nếu nội dung đào tạo nhân viên mới không tốt có thể sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và lợi nhuận cuối cùng của tổ chức.
Để xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên hiệu quả mới sẽ bao gồm:
1.1. Tham khảo ý kiến của các nhân viên hiện tại về những gì bạn nên đưa vào đào tạo
Nơi tốt nhất để bắt đầu phát triển một kế hoạch đào tạo nhân viên mới là tham khảo ý kiến từ những người đã được đào tạo, đặc biệt là những người xuất sắc trong vị trí hiện tại của họ. Những người này sẽ giúp bạn biết mình nên đưa nội dung gì vào trong lộ trình đào tạo nhân viên mới.
1.2. Làm cho việc đào tạo trở nên linh hoạt, theo định hướng của từng cá nhân
Nội dung đầu tiên trong đào tạo nhân viên mới là giới thiệu cho họ những khái niệm cốt lõi về sứ mệnh của công ty, cơ cấu tổ chức và văn hóa công ty. Tiếp đến là những nội dung liên quan đến kỹ năng, kiến thức chuyên môn thích ứng với điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân. Như vậy, mỗi người khi tham gia khóa đào tạo sẽ được tiếp nhận những bài giảng khác nhau phù hợp với năng lực của bản thân.
1.3. Khuyến khích đào tạo theo đội nhóm
Tại các công ty, tập đoàn lớn, thông thường đào tạo sẽ bao gồm các kỳ vọng, mục tiêu cơ bản của tổ chức, cũng như các thông tin quan trọng như lương thưởng và lợi ích. Đào tạo theo đội nhóm có thể là giải pháp giúp nhân viên của bạn phát triển tốt hơn và hiểu được quy trình làm việc nhóm nhanh hơn.
1.4. Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp với nhân viên mới
Mỗi người học theo những cách khác nhau, vì vậy form đào tạo nhân viên của bạn phải thích ứng với nhiều phong cách học tập khác nhau. Lựa chọn phương pháp học tập đáp ứng nhu cầu của nhân viên có thể giúp khóa đào tạo nhân viên mới hiệu quả nhanh hơn. Vì khi đào tạo nhân viên mới, điều quan trọng là phải thu hút họ tham gia khóa học lâu dài.
1.5. Thúc đẩy nhà lãnh đạo giỏi tham gia vào quá trình đào tạo
Nếu không có những nhà lãnh đạo giỏi, nhân viên của bạn sẽ khó thành công. Điều này đặc biệt đúng đối với những người mới thuê. Bởi những chia sẻ của nhà lãnh đạo sẽ là yếu tố quyết định số 1 về việc người mới thuê sẽ có trải nghiệm nhân viên tích cực hay tiêu cực trong thời gian dài. Và đã có một số chủ doanh nghiệp, nhà lãnh đạo sử dụng phần mềm quản lý đào tạo nhân viên thành công. Bởi họ là người không có nhiều thời gian để chia sẻ mọi thứ, nhưng phần mềm đào tạo nhân viên trực tuyến đã giúp họ khắc phục điều đó.
2. QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN “CHUẨN”
Làm thế nào để xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên “đúng chuẩn”? Giúp nhân viên nhanh chóng bắt nhịp với công việc và có động lực, tinh thần làm việc tốt nhất. Đây là những câu hỏi thường được đặt ra cho người L&D, T&D, HR,….
2.1. Đánh giá nhu cầu
Bước đầu tiên của đào tạo là đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên. Sau đó, phân tích các yêu cầu lâu dài của doanh nghiệp là gì và doanh nghiệp mong đợi gì ở nhân viên.
Nếu có sự không phù hợp giữa các kỹ năng và kiến thức cần thiết, điều đó có nghĩa là có một khoảng cách học tập. Để đánh giá khoảng cách học tập này, ba yếu tố dưới đây được kiểm tra chặt chẽ.
- Phân tích doanh nghiệp: Nghiên cứu các mục tiêu của tổ chức. Kết quả cuối cùng mà một công ty muốn đạt được được xem xét trong bối cảnh phù hợp với nguồn nhân lực hiện tại của mình.
- Phân tích hoạt động: Một công việc đòi hỏi sự kết hợp của các hoạt động khác nhau để hoàn thành thành công. Phân tích hoạt động tập trung vào nhu cầu, kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
- Phân tích con người: Phân tích con người, trọng tâm là nhân viên phải thực hiện công việc. Xem kết quả hoạt động của nhân viên có đạt yêu cầu và mục tiêu của tổ chức hay không.
2.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Sau khi xác định được khoảng cách học tập, các doanh nghiệp nên xác định mục tiêu học tập. Mục tiêu và mục tiêu đào tạo trở thành nền tảng của các chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả. Vì xác định mục tiêu đào tạo đưa ra định hướng cho toàn bộ khóa học.
2.3. Thiết kế một chương trình đào tạo
Khi đã xác định được mục tiêu của chương trình đào tạo, đã đến lúc phải phân tích các yếu tố cần được xem xét trong khi thiết kế chương trình đào tạo.
- Ai sẽ là người đào tạo: Theo kỹ năng và kiến thức cần thiết để đào tạo hiệu quả; nó nên được quyết định về người sẽ thực hiện chương trình đào tạo. Đó có thể là nhà quản lý, giảng viên, nhân sự, chuyên gia tư vấn,…
- Ai cần được đào tạo: Đó là quyết định xem tất cả những ai cần được đào tạo. Những người này có thể dựa trên tinh thần tự học, hoặc đề xuất của chuyên gia đào tạo, bộ phận nhân sự.
- Phương pháp đào tạo: Giảng viên cần có thông tin đầy đủ về thông tin, hồ sơ đào tạo nhân viên để họ có thể lựa chọn phương pháp học tập phù hợp nhất với yêu cầu người học. Nội dung đào tạo được chuẩn bị dựa trên các lĩnh vực cụ thể cần phát triển.
2.4. Thực hiện chương trình đào tạo
Cần có một môi trường thích hợp được tạo ra để việc học trở nên dễ dàng hơn. Phương pháp đào tạo cần có sự tham gia của nhiều nhân viên. Đặc biệt là phải có sự tương tác để giữ họ gắn bó lâu dài với khóa học.
2.5. Đánh giá và theo dõi
Đánh giá đào tạo được thực hiện để kiểm tra xem các mục tiêu đặt ra đã đạt được hay chưa. Các phản hồi cần được lấy từ những người tham gia để xem kết quả đào tạo đang ở mức độ nào.
Việc theo dõi có thể được thực hiện bằng cách hỏi người giám sát xem những người tham gia có đang áp dụng các kỹ năng đã học trong chương trình học vào công việc hàng ngày của họ hay không.
3. GIẢI PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ
Phần mềm quản lý đào tạo nhân viên trực tuyến là một hệ thống được rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để tạo, chỉ định, theo dõi và quản lý các khóa đào tạo ban đầu và liên tục của nhân viên. Thông thường được quản lý bởi bộ phận nhân sự (HR), chuyên gia đào tạo, thậm chí là các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp.
Để tạo ra một đội ngũ nhân viên hùng mạnh, các nhà quản lý đào tạo phải cung cấp các cơ hội để đào tạo và phát triển hơn nữa.
3.1. Tuyển dụng chọn lọc
Tuyển dụng có chọn lọc sẽ tạo ra những ứng viên có năng lực tốt và phù hợp với vị trí mà ít tốn công sức nhất. Cả ứng viên và doanh nghiệp sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức cho việc này. Mặc dù việc phát triển một chiến lược tuyển dụng có chọn lọc ban đầu sẽ tốn nhiều lao động, nhưng kết quả sẽ mang lại cao và khả năng rời đi sẽ thấp hơn.
3.2. Đào tạo nhân viên trực tuyến
Đào tạo trực tuyến không chỉ tiết kiệm tiền cho công ty mà còn đem lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên, có thể kể như:
- Tiết kiệm tiền cho công ty
- Giảm thời gian học
- Giữ chân nhân viên tốt nhờ chủ đề đào tạo hấp dẫn, thú vị
- Khả năng tiếp cận thông tin kịp thời
- Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập liên tục vào các chương trình đào tạo
- Đảm bảo một môi trường tự chủ, thoải mái, phù hợp với lối sống linh hoạt của người học
- Cho phép trao đổi, tương tác toàn cầu
- Có thể mở rộng số lượng nhân viên bất kỳ lúc nào
- Cung cấp cho nhân viên và người quản lý của bạn phản hồi kịp thời
- Đảm bảo tính nhất quán và tiêu chuẩn đào tạo
- Giảm tác động đến môi trường của công ty bạn
- Biến người đào tạo thành người đi đào tạo
3.3. Có cơ hội thăng tiến
Sự thăng tiến của một nhân viên từ vị trí công việc này sang vị trí công việc khác có mức lương cao hơn, chức danh công việc cấp cao hơn. Đây chính là một dấu hiệu của giá trị và sự tôn trọng mà một nhân viên nhận được từ doanh nghiệp. Hơn nữa, thăng chức là một hành động có thể nhìn thấy mà các nhân viên khác nhìn thấy. Do đó, việc này khiến nhân viên khác học hỏi, có cơ hội phát triển và noi theo. Điều này đồng nghĩa với kế hoạch đào tạo nhân viên của bạn đang có hiệu quả.
4. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN?
Nếu bạn là một chuyên gia đào tạo, nhà quản lý nhân sự, bạn sẽ phải giải quyết một loạt các nhiệm vụ quản lý thông thường như lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ đạo, điều phối, báo cáo và lập ngân sách. Một nhiệm vụ quan trọng khác là đào tạo nhân viên giúp cho nhân viên của mình năng suất hơn và mở rộng kiến thức hiện có của họ.
Tuy nhiên, việc tham gia các buổi đào tạo cũng làm giảm thời gian làm việc của nhân viên. Do đó, điều quan trọng là phải cân bằng giữa giờ làm việc hiệu quả và số giờ bị mất do các buổi đào tạo. Cách tốt nhất để giải quyết trở ngại này là sử dụng phần mềm đào tạo nhân viên. Dưới đây là một số lợi ích chứng minh tại sao phải đào tạo nhân viên mới trên hệ thống E-learning:
4.1. Tăng khả năng giữ chân nhân viên
Nếu việc đào tạo nhân viên nội bộ diễn ra tốt thì chắc chắn rằng doanh nghiệp của bạn sẽ gia tăng lợi nhuận và giữ chân đúng người. Khi cuộc chiến giành nhân tài hàng đầu trở nên cạnh tranh hơn, ý nghĩa của việc đào tạo nhân viên trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc thuê nhân tài hàng đầu cần nhiều thời gian và tiền bạc, và cách bạn thu hút và phát triển tài năng đó ngay từ khi họ mới gia nhập sẽ ảnh hưởng đến việc giữ chân và tăng trưởng kinh doanh. Chính vì vậy, các công ty cần có quy trình đào tạo nhân viên mới rõ ràng và bài bản.
4.2. Tăng năng suất và hiệu quả
Đào tạo nội bộ là cơ hội lý tưởng để nhân viên học các kỹ năng mới và nhận thông tin cập nhật về xu hướng của ngành. Nhân viên được phép học khi đào tạo là một phần của ngày làm việc bình thường và điều này báo hiệu rằng doanh nghiệp đang coi trọng vai trò đào tạo nhân viên. Năng suất có thể được tăng lên đáng kể nếu đào tạo giải quyết được các lỗ hổng kỹ năng và điểm yếu của nhân viên.
4.3. Tăng tính nhất quán
Với sự trợ giúp của đào tạo, doanh nghiệp có thể đồng bộ đội ngũ từ trên xuống. Bởi tính năng phân chia theo cấp độ phòng ban, có kho lưu trữ tri thức doanh nghiệp mãi mãi. Chính vì vậy, người học sẽ nhận được kiến thức như nhau. Đặc biệt là đào tạo nhân viên kinh doanh hiểu về sản phẩm, dịch vụ công ty đang cung cấp.
4.4. Nâng cao tinh thần học tập
Tinh thần của nhân viên được nâng cao nếu họ được đào tạo thích hợp. Với sự trợ giúp của phần mềm đào tạo trực tuyến E-learning, các doanh nghiệp có thể biết được mức độ hoàn thành khóa học, số lượng người tham gia khóa học. Từ đó, nhà đào tạo biết được mình cần thay đổi những gì để nhân viên nâng cao tinh thần học tập hơn nữa.
Cuộc cách mạng công nghiệp thúc đẩy sự phát triển của các chương trình đào tạo nhân viên được tiêu chuẩn hóa và cuộc cách mạng kỹ thuật số thúc đẩy việc áp dụng các phương thức đào tạo kỹ thuật số mới.
Trong những năm tới, công nghệ kỹ thuật số sẽ tiếp tục phát triển và thúc đẩy sự thay đổi trong môi trường làm việc. Một mặt, những thay đổi này sẽ yêu cầu nhân viên cam kết nhiều thời gian và năng lượng hơn để học hỏi. Mặt khác, chính những tiến bộ đó sẽ đưa ra các giải pháp đào tạo mới hiệu quả và hiệu quả hơn.
Vậy nên với xu thế đào tạo trực tuyến ấy, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phát triển nguồn lực cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với LHP Corporation – Công ty cung cấp dịch vụ E-learning hàng đầu Việt Nam theo hotline 08 86 266 622 để được tư vấn và hỗ trợ.